Lancée le 22 avril 2024, après un travail de co-construction en groupe composé d’élus et de techniciens de communes de tailles différentes et d’EPCI, la prestation dédiée à l’archivage proposée par le CdG62 a déjà 1 an d’existence.

Pour mémoire, l’offre « Archives » du CdG62 se décompose en 3 parties :

• L’état des lieux, étape préalable à tout conventionnement, totalement gratuit, celui-ci permet d’apprécier la situation de l’archivage dans la collectivité et de définir un accord d’intervention ;
• La mission archives, avec un degré d’accompagnement différent selon la présence ou non d’une ressource formée et/ou dédiée dans la collectivité d’intervention ;
• Le SAE-SESAM, système d’archivage électronique mutualisé du CdG59, dont les détails ont été présenté en webinaire ( voir le webinaire).

Lors de sa mise en place, la prestation n’a pas tardé à trouver son public et notre archiviste, Axelle Kowalczyk, rattachée au service Usages numériques & informatiques a rapidement vu son agenda se remplir sur le long terme. Un plébiscite à tel point que le CdG62 avait lancé, dès septembre 2024, le recrutement d’un second archiviste pour répondre aux besoins. Celui-ci a été recruté fin 2024 et Mattéo Rossi est venu renforcer l’équipe. Mais en fonction de l’engouement croissant pour cette prestation, qui peut être relativement chronophage pour nos archivistes en raison du travail conséquent à réaliser, le service UNI pourrait encore ajuster les ressources nécessaires et suffisantes et mettre en adéquation avec d’éventuels besoins complémentaires.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes ( voir notre infographie au bas de l'article) : 28 collectivités ont déjà conventionné avec le CdG62 pour bénéficier de la prestation dont la commune d’Hamblain-les-Prés. Mme Plé, secrétaire générale de mairie d’Hamblain-les-Prés nous parle de cette intervention :

"J’étais déjà intéressée par cette prestation avant même sa mise en place puisque dans la commune nous avons une grosse quantité d’archives antérieures à mon arrivée à traiter. C’est aussi pour cela que j’ai souhaité participer au comité de pilotage qui a travaillé sur la définition de la mission.

Dans les petites communes, souvent le secrétaire général de mairie gère les archives courantes mais il n’a pas le temps pour se pencher sur les archives antérieures. À mon niveau j’avais besoin d’un renfort pour gérer cette partie et la mission archives correspondait totalement à mon besoin. Heureusement Monsieur le maire a accepté que nous fassions appel au CdG62.

Même si cette mission a un coût nous pouvons l’échelonner sur plusieurs années. Lorsque que l’on met en perspective le temps que j’aurais passé à traiter l’historique des archives de la commune, cela serait revenu plus cher que la prestation du CdG62. De plus cette intervention a permis de me dégager du temps pour d’autres missions et m’a donné beaucoup d’informations et d’automatismes pour traiter mes archives au quotidien. Je cherche également à me professionnaliser dans le domaine de l’archivage à l’aide des formations proposées par le CNFPT.

L’intervention, nous a permis de remonter jusqu’en 1807 et de retrouver de véritables « trésors » ( voir l’article du 8 novembre 2024), beaucoup de choses dont nous ne soupçonnions pas l’existence datées de la Seconde Guerre Mondiale. Cela m’a également permis de retrouver des éléments importants et utiles pour ma gestion actuelle de certains dossiers : je pense par exemple aux actes de concession de l’ancien cimetière…

Suite au traitement des archives de la commune, j’étais impressionnée du volume de documents destiné à l’élimination ; on a souvent tendance à conserver des documents qui n’ont pas vocation à l’être.

Je pense que la mission archives est une mission essentielle pour les petites communes, un secrétaire général de mairie a énormément de choses à gérer au quotidien et la priorité est loin d’être donnée aux archives. Je tiens à remercier sincèrement Axelle Kowalczyk pour le temps accordé et le travail réalisé au sein de la commune lors de son intervention."

Si vous aussi vous souhaitez faire appel aux archivistes du CdG62 :

Plus d’informations sur l’archivage et cordonnées de contact