La législation des archives publiques
Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (article L211-1 du Code du patrimoine)
Le Code du patrimoine et le Code général des collectivités territoriales réglementent le processus d’archivage et définissent un certain nombre d’obligations pour les collectivités et les établissements publics :
- Les collectivités sont propriétaires de leurs archives: elles doivent donc veiller à leur gestion, à leur conservation et à leur mise en valeur (article L212-6 du Code du patrimoine) ;
- Elles doivent en assurer les frais de conservation: dépenses relatives à la reliure et à la restauration des registres d’état civil, de délibérations et d’arrêtés, les frais liés à l’aménagement de locaux de conservation, etc. (article L2321-2 du Code général des collectivités territoriales) ;
- Les maires et présidents d’EPCI sont responsables au civil et au pénal de la tenue des archives de leur structure (article L214-3 du Code du patrimoine).
L’archivage est une mission d’intérêt public (article L211-2 du Code du patrimoine) :
- Les besoins de la gestion: continuité de l’activité grâce à la disposition d’informations nécessaires à la gestion ;
- La justification des droits des personnes physiques ou morales: fournir des preuves en cas de contestation et/ou de contentieux ;
- La documentation historique de la recherche: les archives sont un matériau de l’écriture de l’histoire.
Cette mission permet également d’autres enjeux : gain de temps et de place, garantie de traçabilité et de confidentialité, assurer la transparence de l’action publique, etc. L’importance de cette mission est donc non-négligeable !
L'offre "Archives" du CdG62
Afin d’accompagner les collectivités du Pas-de-Calais dans cette mission, le CdG62 propose diverses offres.
L'état des lieux
Étape préalable à tout conventionnement à la mission Archives, l’état des lieux permet d’apprécier la situation de l’archivage dans la collectivité et de définir un accord d’intervention avec la collectivité.
La mission archives
Le degré d’accompagnement diffère en fonction de la présence ou non d’une ressource formée dans la collectivité. En fonction de cela, la collectivité aura un accès plus ou moins développé aux missions proposées.
Le SAE-SESAM, SAE mutualisé du CDG 59
Le CDG62 propose également aux collectivités du Pas-de-Calais d’adhérer au SAE-SESAM. Système d’archivage électronique mis en œuvre par le CDG 59 et en partenariat avec le syndicat mixte Somme Numérique, SESAM (Système électronique sécurisé d'archivage mutualisé) est porteur de l’agrément pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires. Dans un contexte d’accélération de la dématérialisation des procédures, cette plateforme permet donc aux collectivités adhérentes de déposer dans le SAE, et dans le respect de leurs obligations réglementaires, leur production numérique (flux dématérialisés, procédure de marchés publics via les plateformes de dématérialisation des marchés, documents numériques des applications utilisées par les collectivités, documents nativement numériques comme les documents bureautiques, etc.) tout en en garantissant leur sécurité, leur lisibilité, leur pérennité et leur intégrité.
Documentation
Guide - Archiver ? Archi'simple !
(Re)voir les webinaires ¼ d’heure archives (Source : webikeo.fr)